Privacybeleid HNK

Een cookie is een klein tekstbestand dat door onze webserver op uw harde schijf wordt opgeslagen. U kunt cookies in- of uitschakelen via de instellingen van uw browser. Nadere informatie over het gebruik van cookies en, indien vereist, uw toestemming daarvoor, wordt verstrekt via de HNK-website.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt of die wij uit andere bronnen verkrijgen.

A.    Persoonsgegevens

1.      Basis- en contactgegevens, zoals uw voor- en achternaam, adres, woonplaats, functietitel, geboortedatum, nationaliteit, e-mailadres, postadres en telefoonnummer.

2.      Het aanmaken van een (membership) account: wanneer u een account aanmaakt, verzamelen wij de gegevens die noodzakelijk zijn om uw account aan te maken en te beveiligen, zoals uw e-mailadres en versleutelde inloggegevens.

3.      Kopieën van en/of gegevens uit identiteitsdocumenten, indien daarom door HNK wordt verzocht: mits de verstrekkende partij het burgerservicenummer (BSN) en de pasfoto onleesbaar dan wel onherkenbaar heeft gemaakt en een watermerk heeft toegevoegd. Het BSN en overige gegevens uit het identiteitsdocument worden niet in onze systemen vastgelegd.

4.      Geaggregeerde gegevens: om onze members beter te begrijpen en van dienst te kunnen zijn, verrichten wij onderzoek op basis van geaggregeerde gegevens, zoals demografische gegevens van gebruikers, interesses en gebruikersgedrag op de HNK-website. Deze geaggregeerde informatie is niet tot de persoon herleidbaar. De geaggregeerde informatie kan worden gedeeld met onze groepsmaatschappijen, vertegenwoordigers en zakelijke relaties. Voor zover geaggregeerde gegevens zijn gebaseerd op persoonsgegevens die via onze website zijn verzameld, verwerken wij die persoonsgegevens uitsluitend met uw toestemming via uw cookievoorkeuren.

5.      Alle overige persoonsgegevens die u aan ons verstrekt of die wij kunnen verkrijgen in verband met de hieronder vermelde doeleinden.

B.    Doeleinden en rechtsgrondslagen

·         Om een overeenkomst te sluiten en uit te voeren
Wij hebben bepaalde persoonsgegevens nodig om zaken met u te kunnen doen. Bijvoorbeeld voor het sluiten en vervolgens uitvoeren van een membershipovereenkomst, een huurovereenkomst of een leveranciersovereenkomst. Ook hebben wij persoonsgegevens nodig naar aanleiding van sollicitaties en voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst.
Rechtsgrondslag: Uitvoering van een overeenkomst

• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen:
  Wetgeving, zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), verplicht ons onder meer tot het uitvoeren van cliëntenonderzoek, het identificeren van ongebruikelijke transacties en het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Beneficial Owner, UBO) van een onderneming.
  Rechtsgrondslag: Voldoen aan een wettelijke verplichting

• Om hoogwaardige dienstverlening te kunnen bieden:
  Indien u ruimte huurt bij HNK of een Membership bij ons afsluit, hebben wij uw contactgegevens nodig om u operationele informatie te verstrekken, zoals onderhoudsmeldingen, of om klanttevredenheidsonderzoeken uit te voeren. Daarnaast kunnen wij bepaalde persoonsgegevens nodig hebben voor de afhandeling van vragen en klachten. Dit omvat onder meer klantenservice, het kunnen versturen van kennisgevingen of het treffen van corrigerende maatregelen in verband met een Membership en het verbeteren van de inhoud en functionaliteit van onze website, producten en diensten.
  Rechtsgrondslag: Uitvoering van een overeenkomst.
  Rechtsgrondslag: Gerechtvaardigd belang, namelijk het behouden en verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening en de algehele klantervaring.

• Voor informatie- en marketingdoeleinden:
  HNK kan uw persoonsgegevens, waaronder de door u verstrekte contactgegevens, gebruiken om u te informeren over HNK, (nieuwe) producten en diensten van HNK (zoals nieuwsbrieven en persberichten), over groepsmaatschappijen, vertegenwoordigers en zakelijke partners van HNK en hun (nieuwe) producten en diensten en over seminars en/of bijeenkomsten die HNK organiseert.
  Rechtsgrondslag: Uw toestemming

• Voor beveiligings- en preventiedoeleinden:
  Camerabeelden worden vastgelegd door beveiligingscamera's (CCTV) in en rondom onze gebouwen. Deze beelden worden opgenomen, opgeslagen en verwerkt door externe dienstverleners die namens ons optreden als verwerker.
  Rechtsgrondslag: Gerechtvaardigd belang. De camerabeelden worden gebruikt ter voorkoming en voor het onderzoeken van incidenten zoals ongevallen, diefstal of vandalisme.

C.   Bewaartermijnen

Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en bewaren deze niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of op grond van toepasselijke wet- en regelgeving. Specifieke wetgeving zoals de belastingwetgeving en de Wwft kan ons verplichten bepaalde gegevens gedurende vijf tot zeven jaar te bewaren. Persoonsgegevens die tijdens een sollicitatieprocedure worden verzameld bewaren wij tot vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij uitdrukkelijk toestemming is gegeven voor een langere bewaartermijn. Als de sollicitatieprocedure leidt tot een dienstverband bewaren wij de persoonsgegevens tot maximaal twee jaar. Camerabeelden worden verwerkt en opgeslagen door externe dienstverleners. De beelden worden in beginsel maximaal 28 dagen bewaard. De exacte bewaartermijn kan echter verschillen per dienstverlener en per type incident. De beelden worden uitsluitend bewaard zolang dat noodzakelijk is voor beveiliging en voor het voorkomen of onderzoeken van incidenten. Daarna worden zij verwijderd.

D.  Delen van persoonsgegevens

HNK deelt geen persoonsgegevens voor promotionele of commerciële doeleinden. Het kan echter noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te delen met:

·         Dienstverleners en leveranciers zoals IT-dienstverleners en onderhoudsbedrijven in het kader van onze operationele bedrijfsvoering.

·         Partijen bij bedrijfsoverdrachten. Naarmate HNK zich verder ontwikkelt kan HNK ondernemingen of bedrijfsmiddelen verkopen of overnemen. Bij dergelijke transacties kunnen persoonsgegevens worden overgedragen als onderdeel van de betrokken activa.

·         Overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

·         Gelieerde ondernemingen. HNK kan uw persoonsgegevens ook delen met aan haar gelieerde ondernemingen voor doeleinden die verenigbaar zijn met deze Privacyverklaring.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. HNK zorgt ervoor dat iedere verstrekking van persoonsgegevens aan dergelijke derden rechtmatig is. Wanneer een derde persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens de instructies van HNK verwerkt, treedt deze derde op als verwerker.

E.    Beveiliging van persoonsgegevens

HNK heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, beschadiging, wijziging of verstrekking. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• toegangsbeperkingen tot op servers opgeslagen gegevens op basis van doel en rol;

• gegevensversleuteling bij bepaalde processen;

• beveiligde (SSL- of TLS-)verbindingen voor communicatie;

• firewalls en VPN's;

• geheimhoudingsverklaringen.

Als u vragen heeft over de beveiliging van persoonsgegevens of vermoedt dat daarvan misbruik wordt gemaakt, kunt u contact met ons opnemen via complianceofficer@nsi.nl.

F.   Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u verschillende rechten, waaronder:

• Inzage: u heeft het recht om inzage te krijgen in uw persoonsgegevens.

• Rectificatie: u heeft het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wijzigen indien deze onjuist of onvolledig zijn.

• Wissing: onder bepaalde omstandigheden heeft u het recht uw persoonsgegevens te laten wissen. Wij behouden ons in sommige gevallen het recht voor persoonsgegevens te bewaren om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of ter bescherming van onze gerechtvaardigde belangen.

• Beperking: onder bepaalde omstandigheden kunt u ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

• Bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien deze verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.

• Overdraagbaarheid: u heeft het recht uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm zodat u deze kunt hergebruiken en aan een andere organisatie kunt overdragen.

• Intrekken van toestemming: u heeft het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden onverlet.

• Klacht indienen: u heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

U kunt een verzoek indienen door een e-mail te sturen aan onze Compliance Officer via complianceofficer@nsi.nl.

G.    Overige bepalingen

Wij behouden ons het recht voor deze Privacyverklaring periodiek te wijzigen. De meest recente versie is te raadplegen via www.hnk.nl/privacy.

H.    Contact

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

HNK Services B.V.
Hoogoorddreef 62
1101BE Amsterdam
Nederland
+31(0) 800 — 8098